用戶在交寄郵件時，如果不能正確使用郵政編碼和規范書寫郵件封面，就會使郵件在分揀、封發、投遞等過程中出現設備利用率低、自動化分揀錯誤、投遞不及時等現象，以致嚴重影響了郵政正常的通信生產能力。為此，集團公司已于2009年9月底前，為各省（區、市）統一配置新版《郵政編碼簿》、郵政編碼光盤以及《用郵指南》，提供給營業網點和大客戶免費使用，并于10月1日起，在全國范圍內大力開展宣傳活動，引導用戶準確使用郵政編碼，做到郵件封面書寫規范，提高書寫準確率和規范率。 

    營業窗口應將新版《郵政編碼簿》及《用郵指南》擺放在醒目位置，通過多種方式全方位、多角度向社會公眾宣傳正確使用郵政編碼和規范書寫郵件封面的重要性，并做好相關解釋工作。如在營業窗口向用戶發放印刷宣傳單（冊），有電子業務宣傳屏的營業網點可通過播放專題片滾動宣傳等。 

    對交寄郵件業務量較多的大客戶，郵政收寄部門應提前與大客戶進行溝通，為其提供免費的郵政編碼光盤，指導其準確書寫郵政編碼和收寄件人地址，并協助做好對其自有客戶名址信息的維護。用戶交寄大宗郵件時，應請用戶提供準確的名址信息并對應正確的郵政編碼，收寄部門應提前對其名址信息進行核對，確保郵件收寄件人地址和郵政編碼的準確。 

    營業部門在收寄各類郵件時，應重點驗視用戶交寄郵件封面（詳情單）書寫的各項內容，確保郵政編碼、收寄件人名址（單位名稱）信息及書寫格式的正確，提高郵件在網運、投遞等環節的處理速度和生產效率。 

    掛號信函、印刷品的書寫 

    1．在郵件正面的郵政編碼框內，應填寫與收件人地址對應的6位郵政編碼，如用戶無法提供準確的6位郵政編碼時，應主動向用戶提供查詢服務，滿足用戶需要。 

    2．收件人地址應在郵政編碼框下方自左向右順序書寫，要寫明收件人的詳細地址，包括省（區、市）、地（市）、縣（市、區）、街（路、鄉、鎮、村）和門牌號碼等。 

    3．如收件人地址為單位的，應請用戶填寫單位的詳細地址。 

    4．收件人姓名應盡量寫在郵件的中間部分。 

    5．給據郵件的寄件人郵政編碼、詳細地址（單位名稱）、姓名等信息應寫在封面右下方，不得為空白或標注“內詳”等字樣，以防止郵件退回時無法投交寄件人。 

    包裹郵件的書寫 

    1．用戶郵寄包裹時，應按要求填寫包裹詳情單并在郵件實物上書寫與詳情單相同的收寄件人郵編和地址，其中包裹詳情單應按格式要求書寫，郵件封面的書寫與掛號信函、印刷品相同。收寄包裹郵件時，營業員應驗視郵件封面與包裹詳情單上書寫的收寄件人郵政編碼和地址是否相符，如內容有差異時，須請用戶確認并修改。 

    2．營業員應提示用戶在包裹詳情單內的“電話”處填寫收寄件人的手機或固定電話，確保投遞人員及時與收寄件人取得聯系，尤其是在寄件人選擇短信回執業務時，必須請寄件人填寫手機號碼。 

    3．營業員應提示用戶認真閱讀包裹詳情單背面的相關注意事項，用戶無異議后，請用戶在指定位置簽字確認。